Ständig neue Gesichter, Ecken, die nie sauber werden, und niemand, der ans Telefon geht: Viele Unternehmen bleiben trotzdem bei ihrer Reinigungsfirma, weil sie den Aufwand eines Wechsels scheuen. Mit drei bis vier Wochen Vorlauf, einem klaren Leistungsverzeichnis und einer geregelten Übergabe gelingt der Wechsel ohne einen einzigen ungereinigten Tag. So gehen Sie vor.
Typische Gründe für einen Wechsel
- wechselndes Personal, das das Objekt nicht kennt
- schwankende Qualität ohne erkennbare Kontrolle
- kein fester Ansprechpartner, Reklamationen versanden
- Leistungen, die im Vertrag stehen, aber nicht erbracht werden
- Preiserhöhungen ohne nachvollziehbare Begründung
Schritt 1: Vertrag und Kündigungsfrist prüfen
Klären Sie zuerst Laufzeit und Kündigungsfrist des bestehenden Vertrags und kündigen Sie schriftlich. Aus dem Kündigungstermin ergibt sich der Starttermin für den neuen Dienstleister.
Schritt 2: Leistungsverzeichnis erstellen
Halten Sie fest, welche Räume wie oft gereinigt werden sollen und welche Zusatzleistungen dazugehören, zum Beispiel Fenster-, Grund- oder Teppichreinigung. Ein klares Leistungsverzeichnis macht Angebote vergleichbar und ist später die Grundlage für die Qualitätskontrolle. Den Unterschied zwischen den Reinigungsarten erklärt unser Ratgeber Büroreinigung und Unterhaltsreinigung.
Schritt 3: Angebote mit Objektbegehung einholen
Seriöse Angebote entstehen nach einer Besichtigung vor Ort. Achten Sie darauf, dass die kalkulierte Zeit pro Einsatz ausgewiesen ist – nur so sehen Sie, ob ein Preis realistisch ist. Woraus sich Preise zusammensetzen, zeigt unser Ratgeber Was kostet Gebäudereinigung?.
Schritt 4: Übergabe planen
- Schlüssel, Codes und Zugangskarten geordnet übergeben und alte Zugänge sperren
- Abstellraum, Reinigungsmittel und Geräte klären: Was gehört wem?
- Einsatzzeiten festlegen, damit Ihr Betrieb nicht gestört wird
- Besonderheiten benennen: Alarmanlage, Serverraum, sensible Bereiche
Schritt 5: Die ersten Wochen begleiten
Gehen Sie nach den ersten Einsätzen gemeinsam mit der Objektleitung durch das Gebäude. Kleine Abweichungen lassen sich in dieser Phase am schnellsten klären. Danach sorgen regelmäßige, dokumentierte Qualitätskontrollen dafür, dass das Niveau bleibt.
Checkliste für den Wechsel
- Kündigung des alten Vertrags fristgerecht verschickt
- Leistungsverzeichnis mit Räumen, Tätigkeiten und Intervallen erstellt
- mindestens zwei Angebote nach Begehung eingeholt
- Starttermin und Einsatzzeiten festgelegt
- Schlüssel- und Zugangsübergabe organisiert
- erste gemeinsame Kontrolle terminiert
Wechsel zu Adragna: so läuft es bei uns
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